佛山科学技术学院国家助学贷款档案室管理制度

2011年04月13日 13时52分16秒

第一章总则
第一条根据《中华人民共和国档案法》以及其它有关档案工作的规   定为加强本单位档案归档工作,特制定本制度。
第二条归档的文件材料必须按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。
第三条各种档案须科学管理、存放有序、查找方便。
第四条按照严格保密制度做好档案安全保密工作。
第五条做好防火、防水、防潮、防盗、防有害生物、防尘、防光、防高温等工作,定期检查保管情况,确保档案的安全,做到无丢失,无霉变,无虫蛀,无差错。
第六条接收、移交和销毁档案资料,要严格执行审批制度,履行登记、交接手续。
第二章档案室归档材料范围
第七条案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
第八条重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条本单位反映主要职能活动的报告、总结。
第十条本单位的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十一条助学贷款签订的合同、协议书等相关文件材料。
第三章人员及档案管理相关要求
第十二条档案实行专人管理,管理严格保管档案箱、橱钥匙,不得带至办公室外,非档案管理人员不得随便开启档案箱、橱。
第一款   档案室钥匙的配备分别由助学办公室以及勤工助学服务中心所属贷款部门负责人共同掌管。
第二款    进入档案室人员需经助学办公室老师批准,非相关人员一律不得入内。
第三款    凡进入档案室者都需在档案室出入登记表中进行登记,需具体到某一时间。
第五款  凡进入档案室者一律不准将任何室内档案、资料携带出档案室。涉及到助学贷款工作需要的需得到助学办公室相关老师的许可方可进行。
第十三条不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案,不得向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况。
第十四条每月或每季度定期对档案进行检查,并在档案室检查登记表上登记,对发现的问题及时上报处理。
第十五条档案人员调动工作时,应在离职前办理交接手续。
第四章档案鉴定制度:
第十六条按期对档案保管满15年的短期档案进行鉴定工作。
第十七条鉴定工作要在分管领导下的主持下,由分管领导、经办人员、档案人员组成鉴定小组,逐卷进行鉴定,鉴定后要写出鉴定报告并注明鉴定日期。
第十八条对鉴定后继续保存的档案要调整保管期限,并在备考表中注明鉴定时间、意见,由小组负责人签字。
第十九条对鉴定后需要销毁的档案,必须办理批准手续,写出书面报告,编制销毁清册,报有关领导批准。
第二十条销毁档案时要有2个监销,监销人要在销毁清册上签字盖章,填上日期。
第五章档案移交制度:
第二十一条档案室应按有关规定向上级移交档案。
第二十二条交接双方必须根据移交目录清点核对,并在交接文据上签字盖章。
第二十三条档案人员调动工作时,也必须办理上述移交手续,并经分管领导认证后方可离开岗位。
第二十四条新存档案需在档案室新存档案登记表中进行登记。
第二十五条本制度自印发之日起实施。